Hoe draagt een integrale systems engineering aanpak bij aan het verminderen van plannings- en kostenoverschrijdingen? Vorige week gaven Wim Schelling en Hans Vrieling een presentatie “Integraal ontwerp zit nog niet in de genen” tijdens het INCOSE Symposium.
Wij gaan in gesprek met Wim en Hans over hun boodschap. Wim is system engineer/ architect en werkt voornamelijk mee aan infrastructuurprojecten. Hans is op dit moment manager systeemintegratie bij combinatie Levvel. Uitdagende banen omdat je werkt aan maatschappelijke projecten en we proberen de projecten natuurlijk op tijd, met hoge kwaliteit en binnen budget af te ronden. De laatste tijd komen helaas grote projecten in het nieuws vanwege plannings- en kostenoverschrijdingen. Hans: “Hiervoor zijn natuurlijk verschillende en uiteenlopende oorzaken, maar vanuit het System Engineering zien we een aantal vaak terugkerende symptomen:
- Ontwerpen begint vaak voordat de organisatie, processen en IT-ondersteuning volledig is ingericht;
- Er ontstaat een faseverschil tussen verschillende disciplines doordat de focus verschillend is;
- Bepaalde aspecten (functioneel en niet-functioneel) worden niet integraal opgepakt (e.g. onderhoud, veiligheid, RAM);
- Wijzigingen proces duurt (te) lang;
- Operationeel concept is onduidelijk bij start project;
- Complexiteit wordt vaak onderschat.”
Wim vult aan: “Door een meer geïntegreerde systems engineering aanpak kunnen we een aantal knelpunten verminderen. Belangrijk is dat er vooral vanuit “het systeem” gedacht moet worden. De start is dat je begint met het opstellen van een goed operationeel concept. Dit doe je samen met de klant en hierbij neem je direct ook de onderhoudspartij mee.
Daarbij zorg je dat:
- faaldefinities duidelijk zijn;
- gedegen, integrale eisen in de analyse fase:
Hierbij worden de eisen aan de systemen gealloceerd en niet aan documenten, wat zorgt voor een meer integraal ontwerp. Dat betekent ook dat je de interpretaties zo snel mogelijk met de klant afstemt en je voor een gedegen ‘change control proces’ met een vlotte doorstroming zorgt, zeker voor kleine wijzigingen. Hierbij is het van belang dat zowel de opdrachtnemer als opdrachtgever doordrongen zijn van de urgentie en noodzaak van het tijdig doorvoeren van wijzigingen.”
Informatiemanagement
Zowel Hans als Wim zien in de praktijk dat naast een integrale manier van werken het ook belangrijk is dat het informatie management op orde is. Welke informatie komt waar vandaan, en wie heeft die nodig? Door integraal een systeem ontwerp (integraal) te maken, waarin iedere discipline zijn bijdrage heeft. Als dat ontwerp klaar is, de verantwoordelijkheden, gezamenlijke uitgangspunten en raakvlakken duidelijk zijn ga je pas aan de slag met de discipline specifieke detailontwerpen. Daarbij is het van belang dat de risicovolle/kritische ontwerpen prioriteert en hiervoor een “deep-dive” ontwerp (risico-gedreven ontwerp)(e.g. ruimtebeslagen, veiligheidskritische functies) maakt.
Wim sluit af: “Ik realiseer me goed dat hetgeen hierboven beschreven is natuurlijk geen oplossing is voor alle problematiek, maar door in het begin, in een kleiner team wat meer tijd te pakken creëer je rust en duidelijkheid in voor de rest van het project.”